(Khi tạo mới tài khoản trùng Email với người cũ đã nghỉ việc)
1. Nguyên nhân lỗi
Khi bạn xóa một tài khoản và tạo lại tài khoản mới với địa chỉ Email y hệt (UPN giống nhau), SharePoint sẽ xảy ra xung đột định danh:
Tài khoản cũ: Có một mã định danh hệ thống (Object ID) riêng.
Tài khoản mới: Được cấp một Object ID hoàn toàn mới dù tên hiển thị và email không đổi.
Xung đột: SharePoint vẫn lưu bản ghi cũ trong bộ nhớ đệm của Site. Khi tài khoản mới đăng nhập, hệ thống phát hiện Email trùng nhưng ID không khớp, dẫn đến thông báo lỗi: "There is a legacy account on this site that uses the same email address."
2. Quy trình xử lý triệt để
Bước 1: Xóa User khỏi danh sách người dùng ẩn (Site Collection)
Đây là bước bắt buộc để xóa "dấu vết" của tài khoản cũ trên Site đó.
Truy cập vào Site SharePoint đang bị báo lỗi.
Trên thanh địa chỉ trình duyệt, thêm đoạn mã sau vào ngay sau đường dẫn của Site:
/_layouts/15/people.aspx?MembershipGroupId=0(Ví dụ:https://[ten-mien-cua-ban].sharepoint.com/sites/[ten-site]/_layouts/15/people.aspx?MembershipGroupId=0)Tìm kiếm Email của người dùng trong danh sách hiện ra.
Tích chọn vào User đó.
Vào menu Actions -> Chọn Delete Users from Site Collection.
Bước 2: Dọn dẹp User Profile trên SharePoint Admin Center
Truy cập vào trang quản trị SharePoint Admin Center.
Chọn More features -> Tìm mục User profiles và nhấn Open.
Chọn Manage User Profiles.
Tìm kiếm Email của User. Nếu thấy bản ghi cũ còn tồn tại, hãy xóa nó đi.
Đợi khoảng 15 phút để hệ thống đồng bộ lại thông tin mới nhất từ hệ thống.
Bước 3: Cấp lại quyền truy cập
Quay lại thư mục hoặc Site cần chia sẻ.
Thực hiện thao tác Share hoặc Add member lại cho User.
Lúc này, SharePoint sẽ ghi nhận User với mã định danh mới và cho phép truy cập bình thường.
3. Lưu ý đối với người dùng
Để tránh việc trình duyệt lưu lại thông tin đăng nhập cũ gây lỗi lặp lại:
Yêu cầu User sử dụng trình duyệt ẩn danh để kiểm tra ngay sau khi xử lý.
Nếu dùng ứng dụng OneDrive trên máy tính, hãy vào Credential Manager xóa các dòng thông tin đăng nhập cũ liên quan đến Microsoft Office trước khi đăng nhập lại.
Mẹo quản trị: Đối với các vị trí nhân sự thay thế nhau thường xuyên, bạn nên cân nhắc việc đổi mật khẩu và thu hồi quyền truy cập cũ thay vì xóa hoàn toàn tài khoản, giúp giữ nguyên cấu hình hệ thống và tránh các lỗi xung đột ID như trên.